EL “DOCUMENTO FEHACIENTE DE LIQUIDACION” (ARTICULO 218 REGLAMENTO NOTARIAL)

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EL “DOCUMENTO FEHACIENTE DE LIQUIDACION” (ARTICULO 218 REGLAMENTO NOTARIAL)

EL “DOCUMENTO FEHACIENTE DE LIQUIDACION”
(ARTICULO 218 REGLAMENTO NOTARIAL)

1. Introducción
De lege data y de acuerdo con la nueva normativa reglamentaria (RD 45/2007, de 29 enero 2007), la regulación notarial del documento fehaciente es la siguiente:
Sección Cuarta. “Subsección 6.ª Documento fehaciente de liquidación”
“Artículo 218.- Cuando para despachar ejecución por el importe del saldo resultante de las operaciones derivadas de contratos formalizadas en escritura pública o en póliza intervenida, conforme al artículo 572.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, sea necesario acompañar a la demanda ejecutiva, además del título ejecutivo el documento fehaciente que acredite haberse practicado la liquidación en la forma pactada por las partes en dicho título, tal como establece el artículo 573.1.2.º de la Ley de Enjuiciamiento Civil, el notario lo hará constar mediante documento fehaciente en el que se exprese la liquidación, que se regirá por las normas generales y especialmente, por las siguientes:
1.º Junto con el requerimiento, que podrá efectuarse mediante carta dirigida al notario quien legitimará la firma del remitente e incorporará al acta, la entidad acreedora entregará o remitirá al notario copia autorizada con efectos ejecutivos de la escritura pública o de la póliza intervenida que haya de servir de título para la ejecución o, en su caso, testimonio notarial de dichos documentos, salvo que el contenido del título ejecutivo resulte de su protocolo o libro registro, así como una certificación por ella expedida, en la que se especifique el saldo exigible al deudor, además de los extractos contables correspondientes, debidamente firmados, que permitan al notario efectuar las verificaciones técnicas oportunas. Quedará incorporada al documento fehaciente la certificación del saldo y se insertará o unirá testimonio literal o en relación de los documentos contables que han servido para su determinación.
2.º Si en el contrato no se hubieren reflejado, de forma explícita, los tipos de interés o comisiones aplicables, la entidad requirente deberá acreditar al notario cuáles han sido estos, haciéndose constar todo ello en el acta de liquidación.
3.º El notario deberá comprobar, y expresar en el documento fehaciente que en el título ejecutivo las partes acordaron emplear el procedimiento establecido en el artículo 572.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil para fijar la cuantía líquida de la deuda.
4.º Con los documentos contables presentados el notario comprobará si la liquidación se ha practicado, a su juicio, en la forma pactada por las partes en el título ejecutivo.
Si el saldo fuere correcto, el notario hará constar por diligencia el resultado de su comprobación expresando:
a) Los datos y referencias que permitan identificar a las personas interesadas, al título ejecutivo y a la documentación examinada por el notario.
b) Que, a su juicio, la liquidación se ha efectuado conforme a lo pactado por las partes en el título ejecutivo. Asimismo podrá hacer constar cualquier precisión de carácter jurídico, contable o financiero que el notario estime oportuno.
c) Que el saldo especificado en la certificación expedida por la entidad acreedora, que se incorporará al acta de liquidación, coincide con el que aparece en la cuenta abierta al deudor.
d) Que el documento fehaciente comprensivo de la liquidación se extiende a los efectos previstos en los artículos 572.2 y 573.1.2.º de la Ley de Enjuiciamiento Civil.”

A pesar de que en algún momento la norma reglamentaria se refiere al “acta” o al “acta de liquidación” (apartados 1.º y 2.º), lo cierto es que la norma se intitula y regula el contenido del “documento fehaciente de liquidación” con expresa remisión a los artículos 572.2 y 573.1.2.º de la vigente Ley de Enjuiciamiento Civil, con lo cual, la expresión “documento fehaciente” en relación con su propio contexto legal, procesal y reglamentario, adquiere sentido propio, concreto y determinado.

Por otra parte, la posibilidad de levantar actas de liquidación relativas a cuentas o contratos no comprendidos en el ámbito de indicada regulación procesal aparece igualmente reconocida en el artículo 219 de la norma reglamentaria, que cierra esta Subsección, estableciéndose en este caso que los requisitos formales, materiales y de registro se acomodarán a los establecidos en el artículo anterior con las especialidades derivadas del requerimiento .

También presenta cierta relación con estos documentos, el nuevo artículo 264 RN que se refiere al ámbito material del “libro indicador”. Este libro se divide en dos secciones, la Primera está destinada a actuaciones de traslado a soporte papel de documentos y legitimaciones de firmas electrónicas, y la Sección segunda, que está destinada a la incorporación de documentos testimoniados que constituyan su ámbito. Entre estos documentos, la norma se refiere a los “testimonios” de “certificaciones de saldo y de asiento que se verifiquen en soporte papel” .

Los efectos de estos testimonios se limitan a los previstos en la norma reglamentaria, que establece que “La incorporación de la reproducción al libro indicador sólo presupondrá la dación de fe coincidencia respecto del testimonio correspondiente por parte del notario” (Art. 264 RN). Por otra parte, la norma excepciona la incorporación al libro indicador de aquellos testimonios por exhibición que, a juicio del notario, tengan por objeto documentos suficientemente identificables.

Lo que antecede evidencia, a mi parecer, que la acaso confusa e innecesaria referencia en esta norma a los testimonios de “certificaciones de saldo”, nada tiene que ver con la precisa regulación y finalidades procesales o ejecutivas propias del documento fehaciente de liquidación según el citado artículo 218 RN, por lo que cabe deducir que el ámbito material y marginal de los testimonios del artículo 264 RN deberá ceñirse a aquellos documentos que no deban incorporarse a instrumentos públicos de naturaleza protocolar y que sean objeto de testimonio con el fin de que el solicitante pueda disponer de una reproducción fidedigna del mismo con dación de fecha cierta. Como sea que según prevé el artículo 218 RN, la certificación de saldo aportada en dicho supuesto “quedará incorporada al documento fehaciente”, es obvio que la regulación prevista en el artículo 264 RN está pensando en otros fines y situaciones.

Entre estos otros supuestos y sin ánimo de agotar los casos posibles, cabe referirse a las siguientes actuaciones: testimonio de certificaciones de saldo de cuentas corrientes utilizadas para la liquidación de los impuestos sobre transmisiones hereditarias; certificaciones de saldo o del débito del deudor que las entidades financieras deben entregar a sus prestatarios a los efectos previstos en la Ley 2/1994, de 30 de marzo, sobre Subrogación y Modificación de Préstamos Hipotecarios; certificaciones del saldo de puntos del permiso de conducción; y, testimonios de certificaciones de saldo referentes a cuentas corrientes, préstamos, valores, activos financieros.

2. Consideración general sobre el documento fehaciente y el contenido de la función que compete al notario en esta clase de actas
Como consecuencia de la promulgación del citado artículo 1435 LEC (Ley 34/1984), las posturas doctrinales sobre el contenido de la actuación del fedatario que debía autorizar o intervenir el documento fehaciente iban desde las que consideraban que su función debía ser meramente documental y las que entendían que debía proceder a una auditoría de la cuenta; finalmente, la solución mayoritariamente aceptada por la doctrina científica y de las Audiencias Provinciales -que a mi entender, cabe considerar la más correcta- se inclinó por una postura intermedia.
En la doctrina notarial, al examinar el alcance y contenido de la intervención notarial para levantar estas actas, Rodríguez Adrados, ponía de relieve que el documento fehaciente “no se trata de un acta de mera percepción, porque el Notario tiene que llevar a cabo, además, un cierto control” .
A su vez, de acuerdo con la doctrina del Tribunal Constitucional en este punto, cabe recordar que el citado artículo 1435 ALEC, ofrecía al juez “la posibilidad de contar con el imprescindible auxilio técnico”, pues, “la certificación de lo adeudado [que la entidad acreedora expide] debe constar en un documento fehaciente. Y en este caso deben quedar acreditados ante el Juez dos extremos de innegable importancia: Que la liquidación haya sido practicada en la forma pactada por la partes en el título ejecutivo y que el saldo coincida con el que aparece en la cuenta abierta al deudor” (FJ 8).
De lege data, uno de los cambios significativos que cabe observar en el nuevo texto de la LEC (Ley 1/2000, de 7 de enero) es que lo que antes estaba compendiado en el artículo 1435 LEC y se sustentaba directamente en el documento fehaciente, ahora aparece recogido en el conjunto de documentos previstos en los artículos 572, 573 y 574 LEC.
Así, entre otros requisitos procesales que no vienen al caso, la ejecución por saldo de operaciones requiere: que se haya pactado en el título que “la cantidad exigible en caso de ejecución será la resultante de la liquidación efectuada por el acreedor en la forma convenida por las partes en el propio título ejecutivo” (art. 572.2. LEC); que se aporten a la demanda “el documento o documentos en que se exprese el saldo resultante de la liquidación efectuada por el acreedor” (art. 573.1.1º LEC) y “el extracto de las partidas de cargo y abono y las correspondientes a la aplicación de intereses que determinan el saldo concreto por el que se pide el despacho de la ejecución” (art. 573.1.1.º LEC); y que se aporte “el documento fehaciente que acredite haberse practicado la liquidación en la forma pactada por las partes en el título ejecutivo” (art. 573.1.2.º LEC).
Asimismo, cuando el ejecutante lo estime conveniente, este podrá aportar los justificantes de las diversas partidas de adeudo o abono (art. 573.1.2º LEC); también deberán expresarse los cálculos efectuados en el supuesto de intereses variables o monedas extranjeras y la acreditación de los tipos de cambio (art. 574 LEC); y cuando el acreedor tuviera duda sobre la cantidad exigible o su efectiva cuantía, podrá autolimitar la demanda ejecutiva a la cantidad que le resulte indubitada, quedando reservada la reclamación por el resto de la deuda para el proceso declarativo que corresponda, por lo cual, a efectos de ejecución, el saldo deudor objeto de la acción ejecutiva podrá comprender un importe inferior al de la deuda presuntamente efectiva (art. 573.3 LEC).
El conjunto de todas estas previsiones legales evidencia que la determinación del saldo deudor es materia que compete y requiere ineludiblemente la participación y colaboración activa y directa del acreedor y que la documentación que éste aporte deberá constituir la base imprescindible para levantar el acta referente al saldo deudor; sin embargo y en todo caso, para poder cerrar el círculo, la ley procesal también remite a la necesaria e indispensable aportación del correspondiente “documento fehaciente” autorizado notarialmente, de modo que unos y otros documentos deberán formar o constituir una unidad y hallarse necesariamente concordados e interrelacionados.
Si como señala la doctrina una de las finalidades del documento fehaciente es la de constituir un medio instrumental idóneo de auxilio técnico para el órgano judicial, es obvio que su expedición necesariamente debe comportar el cumplimiento de ciertos controles o garantías formales y materiales, pues, de propugnarse la interpretación contraria, ello significaría que no existiría el más mínimo atisbo de auxilio técnico para el órgano jurisdiccional, lo que conllevaría el consiguiente vaciamiento de una parte sustancial de las utilidades y efectos que se esperan de esta clase de documentos.
Por tanto, de acuerdo con dicha interpretación, cabe señalar que el notario deberá controlar la adecuación del documento al supuesto de hecho, evitando, en lo que concierne al ámbito estricto de su actuación profesional, que con su colaboración pueda crearse o deducirse una apariencia engañosa de legalidad.
Por otra parte, la adecuada corrección en sus aspectos formal y material del saldo interesa no solo al órgano jurisdiccional, sino también a la parte demandante, porque de ello dependen las naturales consecuencias del acceso al procedimiento ejecutivo; interesa al deudor, y a sus garantes si los hubiere, porque en la medida en que dichos cálculos y liquidaciones se hayan realizado correctamente, aquellos podrán confiar en que no les será exigida una cantidad mayor de la que realmente les corresponde por dichos conceptos ; también interesa, aunque sea de modo un tanto distante y reflejo, a los restantes acreedores del deudor dada la preferencia crediticia que ofrece el título ejecutivo en ciertos supuestos y su incidencia en el ámbito de las garantías constituidas y el eventual remanente de la ejecución; por último, interesa también a la sociedad y a los poderes públicos en conjunto, pues, ello contribuye a la agilidad del procedimiento y redunda en una mejor y más eficaz realización y administración de la justicia.
A este respecto cabe recordar que, de acuerdo con la doctrina, la autenticidad formal notarial tiene su razón de ser en la autenticidad material o sustancial, de aquí la necesidad de que el notario preste asesoramiento jurídico “que, en algunas materias, exige el contable y financiero” .
En el presente caso, no cabe duda que la autorización del documento fehaciente, conlleva, como sucede en otros muchos supuestos de actuaciones notariales residenciadas en los ámbitos del tráfico jurídico civil, mercantil y financiero, una específica actuación notarial que es de doble alcance: formal y material, ya que como señala el artículo 24 LN (redacción según Ley 36/2006), con carácter general, los notarios, “deberán velar por la regularidad no sólo formal sino material de los actos o negocios jurídicos que autoricen o intervengan, por lo que está sujeto a un deber especial de colaboración con las autoridades judiciales….”.

3. Documentación a considerar y actuaciones subsiguientes
La nueva regulación reglamentaria del documento fehaciente de liquidación se ajusta a las reflexiones y doctrina indicadas en el apartado precedente. De conformidad con el texto del citado artículo 218 RN, a mi parecer, salvo criterio mejor ajustado a Derecho, por su orden lógico, la formación del documento fehaciente comporta los siguientes requisitos y actuaciones:

1) Requerimiento de intervención
Debe distinguirse entre dos posibles formas de requerimiento: requerimiento personal o presencial, y requerimiento por escrito o no presencial dirigido al notario.
a) Requerimiento personal
En el supuesto de requerimiento personal de la parte acreedora, es obvio que, en general, el control notarial sobre la identidad y legitimidad de la firma del requirente y la apreciación de su capacidad e interés legítimo no deberá presentar especial dificultad. Aunque nada prevé la norma acerca de la obligación de aseguramiento por parte del notario de la capacidad jurídica del requirente, cuando este actúe en representación o por poder de una persona física o jurídica, cabe deducir, que el requerimiento deberá realizarse por persona que disponga de facultades suficientes a tal fin.
No obstante, tampoco cabe desconocer que en alguna resolución judicial anterior a esta nueva regulación se ha admitido la firma de persona sin poder bastante, argumentándose, fundamentalmente, que el ulterior ejercicio de la acción ejecutiva por parte del acreedor supone una ratificación de la actuación del factor o representante sin poder que ha fijado el saldo y emitido la documentación contable .
Sin embargo, aunque por razón de su forma estos documentos se incardinen en el género de las actas, a mi parecer, ni en la regulación anterior ni en la actualmente vigente, esta solución no parece aceptable, pues, debido a la especial trascendencia, responsabilidad y efectos dimanantes de la fijación del saldo, entiendo que lo más correcto será que el notario verifique no solo el interés legítimo objetivo del requirente, deducido fundamentalmente de la documentación aportada, sino también si éste dispone de facultades bastantes para requerir la intervención notarial y expedir la documentación correspondiente.
En el ámbito legal y reglamentario, en contra de esta necesidad de aseguramiento o control de legalidad, cabría apoyarse en la literalidad de la norma citada, pero, a mi entender, en apoyo de esta función de control, cabe remitirse a la nueva regulación sobre las actas, pues, aunque con carácter general el art. 198 RN, apartado primero, señala que en la comparecencia no se necesitará afirmar la capacidad de los requirentes, la norma lo excepciona, en el supuesto de que “por tratarse del ejercicio de un derecho el notario deba hacer constar de modo expreso la capacidad y legitimación del requirente a los efectos de su control de legalidad” .
A mi juicio, en el supuesto que se analiza, no cabe duda que el requerimiento de intervención se refiere al ejercicio de un derecho que tiene que ver con la protección y tutela de derecho de crédito del acreedor y que constituye un acto previo necesario para que este pueda acceder a su derecho de cobro en vía forzosa e instar la correspondiente acción ejecutiva.
Si se acepta que esto es así, la consecuencia de ello es que procederá dicho control de legitimación y la acreditación de facultades bastantes a tal fin.
b) Requerimiento por escrito
La norma también prevé que el requerimiento pueda efectuarse por escrito sin comparecencia personal del requirente. En parte, en razón del ámbito en que normalmente se producen estos documentos, implícitamente, este supuesto ya se venía aplicando en la práctica, especialmente cuando se procedía a la diligenciación de la documentación contable y certificación de deuda aportadas por la parte acreedora, pero ahora la norma reglamentaria, lo prevé expresamente.
A tal fin, el artículo 218, apartado primero RN, prevé lo siguiente: “Junto con el requerimiento, que podrá efectuarse mediante carta dirigida al notario quien legitimará la firma del remitente e incorporará al acta, la entidad acreedora entregará o remitirá…” .
En este punto cabe recordar que la existencia de interés legítimo en las legitimaciones también debe apreciarse por el notario que debe legitimar la firma, pues, en caso contrario, el notario deberá denegar fundadamente lo solicitado (art. 262 RN ).
Según el artículo 256 RN, la legitimación de firma es un testimonio que: “acredita el hecho de que una firma ha sido puesta a presencia del notario, o el juicio de éste sobre su pertenencia a persona determinada”.
Como se desprende de esta norma y observa la doctrina, la legitimación puede resultar más o menos acreditada según el procedimiento que el notario haya utilizado a tal fin. En los supuestos de legitimación presencial, que son los que mejor responden, en grado sumo, a las exigencias de certeza y veracidad, se estará ante una verdadera acta de presencia y en este caso la legitimación tendrá la máxima fuerza probatoria en tanto no se pruebe la suplantación de personalidad del compareciente o una eventual falsedad cometida por el notario .
En los supuestos de legitimación no presencial, se estará ante un juicio o aseveración del notario basada en determinados medios de aseguramiento, pero en ciertos casos, la norma también los considera suficientes o bastantes para la finalidad buscada. En este caso se estará ante una presunción o “juicio de identidad” de la firma de que se trate con la que utiliza la persona a quien se atribuye . Por tanto, en el supuesto de que el Notario no pueda formular en sentido positivo, con suficiente fundamento de causa este juicio o aseguramiento, no será posible proceder a la legitimación solicitada.
Respecto a los medios adecuados para proceder a la legitimación de la firma y teniendo presentes ambos sistemas de legitimación de firma, el nuevo artículo 259.I RN dispone que el testimonio de legitimación de firma debe basarse “en el hecho de haber sido puesta la firma en su presencia, en el reconocimiento hecho en su presencia por el firmante, en su conocimiento personal, en el cotejo con otra firma original legitimada o en el cotejo con otra firma que conste en el protocolo o Libro Registro a su cargo, debiendo reseñar expresamente en la diligencia de testimonio el procedimiento utilizado”.
En su segundo párrafo, el artículo 259 in fine RN exige el requisito de presencia para la legitimación o reconocimiento de firmas que se refieran a letras de cambio y otros documentos comerciales y para aquellos documentos susceptibles de ser legitimados que contengan declaraciones de voluntad, pero esta excepción no resulta aplicable al supuesto que se analiza, pues, en este caso, la norma especial prevé expresamente que el requerimiento podrá hacerse por “carta dirigida al notario”. A mi parecer, la mayor flexibilidad del legislador en este punto, tiene que ver con el ámbito material de la regulación del documento fehaciente que sin perjuicio de la necesidad de proceder, en todo caso, al adecuado control de legalidad, también busca favorecer con cierta flexibilidad procedimental la iniciación y desarrollo de esta clase de actas, que básicamente se caracterizan por su marcado contenido documental.
Por tanto, en relación con los requerimientos efectuados por escrito que se refieran al documento fehaciente, el Notario podrá utilizar cualquiera de los tres sistemas o procedimientos de legitimación de firma, previstos en el artículo 259 RN .
En relación con estos tres sistemas de legitimación, salvo opinión mejor fundada en Derecho, cabe proceder a las siguientes consideraciones:
a) El supuesto de legitimación de la firma “por conocimiento personal” del Notario, permite que esta legitimación pueda hacerse de forma abierta a partir de cualquiera de los elementos de juicio, conocimiento, aseguramiento o prueba de que disponga el notario y que éste considere efectivamente suficientes y seguros a tal fin .
Admitida esta forma de legitimación, a mi entender, las restantes formas señaladas en el Reglamento se refieren a determinados procedimientos o medios que la norma considera especialmente adecuados o idóneos para que el Notario pueda emitir su juicio personal o aseveración de pertenencia de la firma a determinada persona.
b) Respecto al supuesto de legitimación basado en el cotejo “con otra firma original legitimada”, cabe preguntarse los supuestos que engloba. A mi parecer, parece que será posible tanto el supuesto de legitimación de la firma del requirente a partir de un testimonio notarial de legitimación de firma –que podrá ser del mismo notario o de otro, puesto que la norma no distingue- como a partir del cotejo de la firma del requirente obrante en su DNI o su pasaporte, supuesto que es admitido por la doctrina mayoritaria que se ha referido a esta cuestión .
En contra de la admisión de la legitimación por cotejo de la firma del DNI o documento equivalente, cabe argumentar que la firma del DNI carece del carácter de firma original, pero, en su favor, cabe oponer que la firma del DNI se halla en un documento, que por su origen y naturaleza, es todo él original y tiene carácter oficial y público y que este documento, en defecto del conocimiento personal del notario del interesado, se considera legalmente idóneo y suficiente como medio supletorio de aseguramiento de identificación.
Así, el artículo 23 LN, c) dispone que a efectos del aseguramiento de la identidad de los requirentes, el notario responderá de la concordancia de los datos personales, fotografía y firma estampada en el documento de identidad exhibido con las del compareciente, debiendo entenderse, obviamente, que en el supuesto de legitimación de firma por cotejo, la citada concordancia deberá referirse exclusivamente a la identidad o conformidad de los datos personales del interesado y su firma .
A su vez, el nuevo artículo 161 RN, también se apoya en el pasaporte o documento nacional de identidad para acreditar la identidad y nacionalidad de los españoles, y respecto de los extranjeros residentes en territorio nacional, se remite a su pasaporte o permiso de residencia expedido por autoridad española, y termina con la previsión general de que “En todo caso, el documento utilizado deberá contener fotografía y firma del otorgante” .

c) Por último, la firma también podrá legitimarse por cotejo “con otra firma que conste en el protocolo o Libro Registro a su cargo”. En este caso, la norma no se refiere a la exigencia de que la firma sea original, con lo que parece tener en cuenta que hasta la fecha de entrada en vigor la Ley 36/2006, de 29 de noviembre, las pólizas intervenidas se asentaban en hojas indubitadas por el procedimiento de reproducción del ejemplar intervenido, con lo cual, la firma existente puede considerarse reproducción auténtica de la original.
Por otra parte, como resulta del texto de la norma reguladora de las legitimaciones, en todos los supuestos de legitimación de firma, el Notario deberá “reseñar expresamente en la diligencia de testimonio el procedimiento utilizado” (Art. 259 RN). Con esta previsión la norma atiende a la necesidad de que conste con claridad y a los efectos que correspondan, el medio de aseguramiento empleado.
2) Entrega o remisión del título ejecutivo o testimonio del mismo
Según proceda, la entidad acreedora deberá “entregar” o “remitir” al notario copia autorizada con efectos ejecutivos de la escritura pública o de la póliza intervenida que haya de servir de título para la ejecución o, en su caso, testimonio notarial de dichos documentos, salvo que el contenido del título ejecutivo resulte de su protocolo o libro registro.
Con relación a este punto y en especial respecto de la póliza intervenida, deberá distinguirse según se trate de documentos autorizados o intervenidos antes o después de la entrada en vigor a la Ley 36/2006, de 29 de noviembre (el día 1 de diciembre 2006).
En general, salvo que se trate de documentos obrantes en el Protocolo o Libro-Registro del Notario requerido, en cuyo caso, nada deberá aportarse, respecto de las intervenciones anteriores a la Ley 36/2006, podrá aportarse cualquiera de estos documentos: la primera copia de la escritura pública; el ejemplar de la póliza original intervenida; la certificación de asiento referente al contrato intervenido ; o el testimonio notarial de dichos documentos (cfr. artículo 517.4.º y 5.º LEC, redacción originaria según Ley 1/2000) .
Para las intervenciones efectuadas a partir de la entrada en vigor de la Ley 36/2006, salvo la excepción antes indicada, deberá aportarse la documentación prevista en la norma reglamentaria, o sea, el título ejecutivo (copia ejecutiva de la escritura pública o copia o –aunque no se aluda expresamente al mismo- testimonio ejecutivo de la póliza, cfr. art. 17.1 LN), o en su defecto, testimonio notarial de dichos documentos.
La entrega de cualesquiera de los expresados documentos servirá para verificar la existencia y contenido del contrato, de las bases o condiciones de cálculo y liquidación pactadas así como del pacto de determinación de la deuda por el saldo (parte acreedora, deudor o deudores, importe, intereses, cuotas o límites pactados, forma de liquidación, pacto de liquidez, etcétera), y la concordancia y adecuación de todo ello con los datos que figuren en la restante documentación aportada por la entidad acreedora (art. 572.2 LEC).
A este respecto, como primer paso a realizar para la tramitación propiamente dicha del documento fehaciente, el artículo 218.3.º RN dispone que “El notario deberá comprobar, y expresar en el documento fehaciente, que en el título ejecutivo las partes acordaron emplear el procedimiento establecido en el artículo 572.2 de la Ley de Enjuiciamiento Civil para fijar la cuantía líquida de la deuda.”.
También cabe preguntarse si como solución in extremis, será posible que se aporte una “copia simple” del título ejecutivo.
Con buen sentido, la norma elude referirse a este supuesto, pero en la práctica puede suceder que no siempre sea posible aportar el título (por ejemplo, puede suceder que el título se haya aportado a otro procedimiento judicial, que el título se haya extraviado y el requirente se halle en espera de obtención de una copia ejecutiva por el procedimiento de jurisdicción voluntaria o que se presenten especiales situaciones de urgencia en que interese tramitar simultáneamente y ante notarías distintas, el documento fehaciente y la obtención de la copia o testimonio ejecutivo).
A mi entender, aunque en relación a la regularidad formal del documento expedido, siempre deberá considerarse prioritario ajustarse a los requisitos y solemnidades previstos en la norma, adoptar una postura negativa en estos casos, en nada favorecería la necesaria agilidad y eficacia que debe revestir la preparación del procedimiento ejecutivo, todo ello en aras a los valores jurídicos superiores de la seguridad jurídica de la contratación intervenida, la protección del derecho de crédito del acreedor y el derecho de acceso a la jurisdicción.
En este punto cabe recordar que en varios supuestos la LEC establece un régimen permisivo a efectos de aportación ante los órganos jurisdiccionales de aquellos documentos públicos en que las partes funden su derecho a la tutela judicial que pretenden, que podrán presentarse por copia simple, y si se impugnare su autenticidad, podrá llevarse a los autos original, copia o certificación del mismo con los requisitos necesarios para que surta sus efectos probatorios (art. 267 LEC), de lo que se sigue, como observa la doctrina procesal -sin que ello obste para considerar críticamente la solución adoptada por el legislador- que en el ámbito procesal las copias simples hacen “prueba plena” si no se impugnan y se consideran documentos idóneos para acceder a los procedimientos judiciales; por otra parte, en la demanda ejecutiva sobre bienes hipotecados o en régimen de prenda sin desplazamiento, el artículo 685 LEC, prevé que si no pudiese aportarse el título inscrito, deberá presentarse certificación del Registro que acredite la inscripción y la subsistencia de la hipoteca. Si en dicho ámbito jurisdiccional esto es así, no parece que en el presente caso, deba negarse el ejercicio de los derechos citados, pues, siempre quedará a salvo el derecho de las partes para proceder a las comprobaciones, verificaciones, cotejos y motivos de oposición que estimen necesarios en el momento procesal oportuno.
En definitiva, en caso de imposibilidad material de aportación del título ejecutivo en los términos previstos en la norma reglamentaria o por razones de urgencia, cabe concluir que si al amparo de dicha normativa procesal, el Notario es requerido para ello, una vez realizadas en el acta las oportunas remisiones y advertencias legales, podrá servirse de una copia simple o testimonio del título ejecutivo para proceder a la expedición del documento fehaciente de liquidación, siendo aconsejable incorporar al acta, a los efectos que procedan, una copia de dicho documento .

3) Entrega o remisión de los extractos contables referentes a las partidas de cargo y abono
La parte acreedora también debe entregar o remitir los “extractos contables correspondientes, debidamente firmados” que se insertarán o unirán en “testimonio literal o en relación” al documento fehaciente (art. 218.1.º in fine RN).
Estos documentos o extractos contables permitirán comprobar la regularidad formal y técnica, sin entrar en la causa o sus razones de fondo, de los movimientos de la cuenta reflejados en la “hoja de movimientos”, “ficha contable” o “extracto de las partidas de cargo y abono”, efectuados con relación al deudor según el título y las bases contractuales pactadas en el mismo [titular de la cuenta, número de la cuenta, fechas de amortización, valoración y liquidación, tipos de interés aplicados, etc. (arts. 573.1.1.º y 574 LEC)].
La hoja contable es “el documento consistente en una copia de las partidas que integran la cuenta, con las disposiciones, ingresos y liquidaciones realizadas de intereses y comisiones, y demás vicisitudes contables que llevan a la determinación de un determinado saldo” .
La aportación en esta fase de la hoja contable resulta imprescindible para que el Notario pueda contrastar si los datos que figuran en el mismo y el movimiento de abonos y cargos ofrece la debida correspondencia con el título y las condiciones pactadas en el mismo.
Además, actualmente, esta documentación es de obligada aportación a la demanda ejecutiva. Como dispone la Ley Procesal, debe acompañarse “el extracto de las partidas de cargo y abono y las [partidas] correspondientes a la aplicación de intereses que determinan el saldo concreto por el que se pide el despacho de ejecución” (art. 573.1.1.º LEC).
Con arreglo a la doctrina, la documentación contable que aporte el acreedor ha de ser :
a) Completa, en el sentido de que debe comprender todos los datos contables necesarios para el examen de la cuenta amparada en el título, sin que pueda entenderse cumplida esta condición con la aportación de datos parciales;
b) Precisa, o sea, comprensiva de todos los elementos técnicos imprescindibles para comprobar la corrección de la liquidación practicada (fechas, tipo de interés, período de liquidación…); y
c) Clara, con el fin de que tanto el Notario como los demás interesados puedan emitir su juicio sobre la conformidad del saldo con una razonable facilidad de medios.
La formulación de este documento contable corresponde a la parte acreedora y su utilidad es doble:

Como se ha indicado, en un primer estadio, facilita la labor de formación del documento fehaciente; en todo caso, esta documentación deberá ser adecuada y suficiente para que el notario pueda realizar la función que le compete sin necesidad de tener que proceder a ímprobas averiguaciones y acometer complejos tratamientos técnicos a partir de los datos facilitados.

En un segundo estadio, su aportación junto con la demanda, también permitirá que el ejecutado pueda conocer las diferentes partidas que se han tenido en cuenta para calcular el saldo deudor, con lo cual, en el correspondiente momento procesal, podrá oponerse a su contenido en relación con la inclusión de adeudos improcedentes, la indebida exclusión de partidas de abono o la corrección de la liquidación o liquidaciones realizadas. De este modo, el ejecutado podrá redargüir aquellas partidas que, en concreto, no se ajusten a lo convenido en el título ejecutivo, no respondan a los actos realizados, sean erróneas o su imputación o cómputo difiera de las condiciones técnicas o económico-financieras pactadas .

Como señala la SAP, Vizcaya, de 8 septiembre 1995, la “nota u hoja contable” es un documento que sirve de “explicación del saldo” y su aportación “es una garantía para el propio ejecutado ya que éste debe conocer la cantidad reclamada así como el proceso por el que se determina la referida cantidad para poder impugnar con precisión aquellos conceptos que estime no adeudar”.
Normalmente, la primera partida de adeudo tendrá lugar en la fecha de formalización del contrato, en la que generalmente se habrán verificado los primeros apuntes en la cuenta, pero en función del supuesto de hecho o lo convenido por las partes, también puede suceder que el extracto se refiera únicamente a los impagos, gastos por intereses y comisiones devengados y no abonados y, cuando proceda, la cuota u cuotas del capital e intereses referentes al préstamo que se hallen pendientes de amortización.
En todo caso, en relación con esta cuestión, en principio, parece que deberá disponerse de toda la evolución histórica del contrato con el fin de evitar la oposición del deudor en relación con cargos o asientos anteriores no explicitados que considere que le son desconocidos o no se corresponden con lo pactado . Lo que antecede, salvo que se trate de contratos de prórroga o renovación que prevean la aprobación expresa del saldo anterior o a determinada fecha reflejando su importe en el nuevo contrato .
Por otra parte, en el supuesto de una nueva apertura de crédito, aunque pueda suceder que, de hecho, la misma se considere continuación o mantenimiento de una relación crediticia anterior, generalmente habrá que considerar lo convenido por las partes en el documento y entender que se está ante una nueva relación contractual. Sin embargo, ello no es óbice, como constituye práctica habitual y admiten doctrina y jurisprudencia, que entre los primeros apuntes o adeudos pueda hallarse el correspondiente traspaso del saldo anterior según lo ordenado, convenido o aprobado por las partes.
Por último, en relación con el requisito previsto en la norma reglamentaria de que los extractos contables estén “debidamente firmados”, cabe señalar que esta previsión viene a confirmar la necesidad de que el requerimiento, así como la expedición y firma de dichos documentos, se efectúe por “quien es debido”, esto es, que se emitan y firmen por persona o personas con facultades suficientes o bastantes a tal fin.

4) Aportación de la certificación expedida por la parte acreedora o documento expresivo de la deuda en el que se especifique el saldo exigible al deudor
Dispone la norma que la certificación del saldo “quedará incorporada al documento fehaciente” (art. 218, 1.º in fine RN).
En este punto, la norma reglamentaria elude utilizar en su redacción la expresión “documento expresivo del saldo resultante de la liquidación efectuada por el acreedor” acuñada en la nueva Ley de Enjuiciamiento Civil (art. 573.1.1.º) y es tributaria de la anterior redacción del artículo 1435 LEC (Ley 34/1984), que se refería a “la certificación expedida por la entidad acreedora”.
La expresión legal “saldo resultante de la liquidación” debe entenderse como el “saldo financiero” que es objeto de reclamación, es decir, el saldo contable adicionado con la liquidación correspondiente al cierre de la cuenta a efectos de la acción ejecutiva, pero es obvio que cuando no exista liquidación financiera, deberá acudirse al saldo contable. Todo ello sin perjuicio de las adiciones o reducciones que puedan acordarse durante el curso del procedimiento.
Inspirándose en la regulación procesal del antiguo artículo 1435 ALEC, la norma reglamentaria se refiere por tres veces a la palabra “certificación”. La frase más significada se halla en el apartado primero del artículo 218 RN, que recoge la obligación de entrega por la parte acreedora requirente de “…una certificación por ella expedida, en la que se especifique el saldo exigible al deudor…”. No obstante, tampoco puede decirse que dicha expresión haya desaparecido totalmente en nuestro ordenamiento jurídico, pues también se halla prevista en otros textos legales como el artículo 153 LH o el artículo 323 del Código de Comercio.
La norma no se pronuncia sobre cuál debe ser el contenido formal del “documento expresivo del saldo” aunque es de presumir que ello tampoco debe revestir especial dificultad. En la doctrina anterior, se señalaba que la “certificación bancaria” debía ser suficientemente explícita, en el sentido de que, “al menos”, en la misma debía constar lo siguiente:
a) Una referencia a la póliza o escritura y al pacto;
b) Que la certificación acredite que la liquidación se ha realizado en la forma pactada o vaya concordada con el movimiento de la cuenta en cuestión; y
c) Que se expida por quien tenga facultades para ello, que normalmente, serán dos apoderados de la entidad .
A efectos procesales, la aportación del documento que exprese el saldo deudor es indispensable para dar por cumplidos los requisitos previstos en el artículo 573.1.1º LEC.
En el AAP, Castellón, Sec. 3.ª, 31 julio 2002 (JC, 1424), se declaró la nulidad de la demanda ejecutiva, pues, aunque se aportó acta notarial “en la que consta que se procede al examen del certificado de saldo, extracto de la cuenta y documentación auxiliar complementaria, comprobando su regularidad y se certifica que se ha practicado la liquidación de cuenta en la forma pactada por las partes en las condiciones de la Póliza”, la Audiencia señala que la parte ejecutante “no ha cumplido con lo dispuesto en el número 1.º, apartado 1 [art. 573 LEC] que exige que se aporte el documento en que se exprese el saldo resultante de la liquidación efectuada por el actor y el extracto de todas las partidas que determinan el saldo y estos documentos no han sido aportados con la demanda ejecutiva formulada en su día por la parte hoy apelada.”.

5) Otros documentos de necesaria o voluntaria aportación
– Intereses implícitos: Normalmente, el tipo de interés y comisiones aplicables a los contratos de préstamo y crédito deberá hallarse expresamente previsto en el correspondiente contrato. Sin embargo, cuando los intereses y comisiones no se hubieren reflejado de forma explícita, “la entidad requirente deberá acreditar al notario cuáles han sido estos, haciéndose constar todo ello en el acta de liquidación.”. En todo caso, aunque la concreción del interés aplicable puede remitir a tipos de referencia publicados oficialmente con la adición o no de determinado margen porcentual, siempre deberá partirse del principio que la aplicación de los correspondientes intereses o comisiones ha de estar prevista en el título o documento contractual objeto de la acción ejecutiva (cfr. artículos 1256, 1775 CC y 314 Ccom.) .
– Operaciones de cálculo: En los supuestos de intereses variables o de reclamación de préstamos o créditos en los que sea preciso ajustar las paridades y conversiones de distintas monedas y sus respectivos tipos de interés (art. 574 y 577 LEC), la norma procesal dispone con carácter expreso la necesidad de expresar en la demanda ejecutiva “las operaciones de cálculo” que arrojan como saldo la cantidad determinada por la que se pide el despacho de la ejecución.
– Otros documentos: Como documentos de aportación voluntaria a la demanda, “cuando el ejecutante lo estime conveniente” el artículo el artículo 573.2 LEC se refiere a “los justificantes de las diversas partidas de cargo y abono” (por ejemplo, letras impagadas, cheques o pagarés devueltos…).
En el caso de que se aporten estos documentos, el notario deberá verificar la concordancia de los justificantes de las diversas partidas de cargo y abono (por ej., los originales o testimonios de los documentos descontados que hayan resultado impagados) y, a mi parecer, el notario deberá referirse a esta circunstancia en el documento fehaciente relacionándolos sumariamente por testimonio literal o en relación, diligenciando y sellando dichos documentos.
La omisión de los justificantes de las diversas partidas no condiciona el despacho de la ejecución (art. 573.2 LEC), pero su aportación puede ser de utilidad para probar determinados hechos constitutivos de la pretensión y en último extremo, de no aportarse en este momento procesal, el demandante podrá hacerlo en el trámite de impugnación de la oposición que formule el ejecutado .
Por último, el artículo 550.2 LEC prevé que “podrán acompañarse a la demanda ejecutiva cuantos documentos considere el ejecutante útiles o convenientes para el mejor desarrollo de la ejecución y contengan datos de interés para despacharla.”. En este supuesto, algunos documentos susceptibles de aportación carecerán de verdadero interés a efectos de elaboración del documento fehaciente (p.ej., los que revelen la pertenencia de determinados bienes del ejecutado), de aquí que no sea procedente incorporarlos al acta, pero en otros supuestos (por ej., aportación de los recibos o efectos impagados, dictamen de peritos o expertos sobre la liquidación de la cuenta, etc.), su testimonio, transcripción o relación puede ser de utilidad.

6) Comprobación de la liquidación de intereses practicada
Antes de analizar el contenido de la regulación establecida al efecto en la norma reglamentaria, por remisión a lo preceptuado por el artículo 573.1.1.º LEC, cabe inferir que el Notario deberá comprobar que la liquidación y aplicación de intereses realizada por el acreedor en la ficha contable que determina el saldo concreto por el que se pide el despacho de ejecución concuerda con las bases contractuales convenidas en el título y la restante documentación aportada.
De este modo se tutelan los derechos del deudor evitando que por inadvertencia o desconocimiento se vea compelido a realizar algún pago por dicho concepto que no le correspondería. Esta labor de control interno es raramente percibida y apreciada desde el exterior, pero se corresponde con la filosofía que inspiró el antiguo artículo 1435 LEC y es especialmente útil en relación con la tutela de los derechos de los consumidores y usuarios.
La necesidad de esta verificación cabe sustentarla apoyarla en el contenido en la propia norma procesal y su interpretación en el ámbito jurisdiccional, pues, la norma legal se refiere repetidamente, a la “liquidación”, a las “partidas correspondientes a la aplicación de intereses” (art. 573 LEC), y a la cantidad reclamada en “concepto de principal e intereses ordinarios y moratorios” (art. 575 LEC).
Con todo, la norma procesal es mucho más explícita cuando se refiere a los supuestos de contratos que prevean la aplicación de intereses variables o precisen el ajuste de paridades monetarias, pues, en estos casos el acreedor accionante además de aportar el documento fehaciente, debe expresar “las operaciones de cálculo” (art. 574 LEC).
Sin embargo, a pesar de lo que antecede, la necesidad de acreditar con carácter general la liquidación u operaciones de cálculo realizadas por el acreedor resulta mucho más nítida si se concuerda la norma procesal con la legislación sobre condiciones generales de la contratación y las normas de transparencia bancaria.
En el primer supuesto, la Ley CGC, se refiere a las exigencias de “transparencia, claridad, concreción y sencillez” en relación con el condicionado contractual , lo que también cabe predicar de los actos de ejecución contractual.
En el segundo supuesto, la normativa sobre transparencia bancaria se refiere a la necesidad de facilitar a los clientes de las entidades financieras, en cada liquidación que practiquen por sus operaciones activas, pasivas o de servicios, “un documento en el que se expresen con claridad los tipos de interés y comisiones aplicados, con indicación concreta de su concepto, base y período de devengo, los gastos suplidos, los impuestos retenidos y, en general, cuantos antecedentes sean precisos para que el cliente pueda comprobar la liquidación efectuada y calcular el coste o producto neto efectivo de la operación” (cfr. art. 8.1 Orden de 12 diciembre 1989) .
A su vez, el Anexo VI, de la “Circular del Banco de España 9/1990, de 7 de septiembre, de Transparencia de las Operaciones y Protección de la Clientela”, establece claramente cuál debe ser el contenido de las liquidaciones que, en cada caso, sean procedentes.
Centrando la atención en el supuesto de “cuentas corrientes de crédito”, el apartado II.1 del Anexo, dispone que “en la comunicación de liquidación se hará constar al menos”, lo siguiente:
“Intereses:
– Principal o límite de la cuenta en el período de liquidación y vencimiento.
– Período a que corresponde la liquidación, con indicación de la fecha inicial y final.
– Tipo de interés contractual aplicado.
– Suma de los números comerciales si el cálculo se hace por este procedimiento, o saldo medio por valoración del período.
– Importe de los intereses que resultan.
En caso de que se modifique el tipo de interés en el período de liquidación o se produzcan excedidos en el débito sobre el principal o límite de la cuenta, se indicarán por separado los intereses y, en su caso, los números comerciales que correspondan a cada uno de los tipos de interés aplicados.
Comisiones y gastos suplidos:
– Las aplicadas según las tarifas publicada por cada entidad, especificando concepto, magnitud base, tipo e importe en cada caso.
Liquidación y cierre del período:
– Saldo antes de la liquidación.
– Total intereses, comisiones y gastos suplidos.
– Impuestos liquidados, en su caso, con expresión del tipo aplicado y base de cálculo.
– Saldo nuevo.”
En suma, aunque en este punto la norma procesal no se pronuncie con la precisión que sería deseable, en aplicación de la normativa sobre transparencia bancaria, parece evidente que en este ámbito contractual la documentación referente a la liquidación por operaciones de saldo, deberá ser lo suficientemente explícita para que las partes interesadas, entre las que se halla, en razón del objeto y finalidad de su actuación, el notario requerido para levantar el acta, puedan comprobar y verificar su concordancia, congruencia y corrección tanto en lo que concierne a lo pactado en el título ejecutivo como en relación con la liquidación practicada.
Por otra parte, en relación con el análisis de la liquidación efectuada y la legislación notarial, en primer lugar, cabe señalar que con carácter general, la nueva normativa reglamentaria prevé la necesidad de que el notario “en todo caso y cualquiera que sea el tipo de acta” compruebe que “el contenido de la misma y de los documentos a que haga referencia, con independencia del soporte utilizado, no es contrario a la ley o al orden público” (art. 198.6.º RN).

En el ámbito que se analiza, este mandato puede ser de interés en determinados supuestos que conlleven la aplicación de comisiones o intereses no autorizados o expresamente tasados por una norma de rango legal que tenga carácter imperativo, como puede suceder, en el ámbito de los contratos sometidos a la Ley de Crédito al Consumo.

Con todo, salvo este supuesto u otros análogos, a mi parecer, en otros aspectos este control de legalidad deberá realizarse dentro de sus naturales límites, evitando que el mismo pueda dar lugar a una eventual extralimitación de funciones, pues, a salvo el control negativo de legalidad y el posible acceso, en caso de denegación de funciones, al recurso ante la DGRN, al Notario no le compete, por ejemplo, determinar si se dan o no los supuestos de exigibilidad de la deuda o si determinada cláusula contractual existente en el título ejecutivo -que se halla revestido de una presunción de legalidad, validez y eficacia- debe declararse nula o ineficaz, pues como es obvio, el planteamiento y eventual dilucidación de estas cuestiones, en el caso de que efectivamente lleguen a suscitarse, deberá abordarse en el curso del procedimiento de ejecución.

Por otra parte, por lo que atañe a la concreta realización por el notario de la “comprobación” o “verificación técnica oportuna” en relación con los documentos aportados y la liquidación efectuada por el acreedor, cabe señalar que esta función, valga la expresión, hablando de “documentos contables”, se halla prevista por “partida doble”:

En efecto, en primer lugar, el apartado 1.º, del artículo 218 RN, justifica la aportación, del título ejecutivo, de la certificación de saldo y de los extractos contables correspondientes, con el fin de que ello permita al notario “efectuar las verificaciones técnicas oportunas”.

En segundo lugar, en el apartado 4.º, la norma dispone que “con los documentos contables presentados el notario comprobará si la liquidación se ha practicado, a su juicio, en la forma pactada por las partes en el título ejecutivo” .

En contraste con el segundo requisito, que admite una interpretación más objetiva, el primer requisito es mucho más explícito. Según el Diccionario, “verificar”, es comprobar la verdad, y “técnica”, significa, perteneciente o relativo a las aplicaciones de las ciencias o las artes. Si se tiene en cuenta que estos contratos se componen de un sustrato que es de naturaleza jurídica y financiera, de ello cabe inferir que la verificación técnica de la liquidación deberá tener presente ambos componentes.

En otras palabras, el notario deberá comprobar que la liquidación se ha practicado en la forma pactada por las partes en el título ejecutivo y para comprobarlo y emitir su juicio de adecuación, deberá tener presente tanto la existencia y el contenido del pacto, como el contenido de las bases contractuales que amparan y justifican la liquidación efectuada por el acreedor.

Sin embargo, en este punto, la norma se muestra abierta y equilibrada en cuanto al contenido de la función que se encomienda al notario, pues este deberá realizar aquellas verificaciones que estime “oportunas” , lo que significa que deberá adecuar su actuación a cada supuesto de hecho y a la documentación que le sea facilitada de acuerdo con las previsiones legales y reglamentarias existentes.

Por tanto, en función de todas estas previsiones reglamentarias y de conformidad con el parecer claramente mayoritario de la doctrina científica y de los tribunales, cabe concluir que la labor de verificación notarial de la liquidación deberá situarse en un punto intermedio, esto es, no puede ser meramente formal, pues ello desmerecería la función de auxilio o colaboración jurisdiccional, pero tampoco sería procedente incidir en los excesos del extremo contrario .

Por otra parte, la doctrina procesal también ha señalado que conforme está redactado el precepto legal: (“el documento fehaciente que acredite haberse practicado la liquidación en la forma pactada…”) se desvanecen “las dudas anteriores sobre el concepto de liquidación en el sentido si la misma se refería exclusivamente a la operación final de fijación del saldo exigible o alcanzaba a todas las partidas de cargo y abono de la cuenta”, sin que, por otra parte, ello exija la inclusión en la demanda de los justificantes de las diversas partidas de cargo y abono .
En relación con el contenido de esta actuación notarial, en el plano doctrinal y en aras a la brevedad expositiva, baste con remitirse a la doctrina procesal citada a lo largo de este trabajo .

En la doctrina notarial cabe recordar el parecer de A. Rodríguez Adrados, que bajo el imperio de la legislación precedente ya ponía de relieve que no era suficiente que el acta solamente diga o que en ella conste lo meramente dicho por el acreedor en punto a haberse practicado la liquidación conforme a lo pactado .

En el plano jurisdiccional, sin perjuicio de la cita de las sentencias recogidas en este trabajo, un ejemplo especialmente ilustrativo de la misión de comprobación técnica jurídica y financiera que se encomienda al autor del documento fehaciente, lo constituye la SAP, Lleida, de 23 de abril de 1999, en la que se afirma que el actuante

“no se encuentra obligado a acometer una auditoría de la relación crediticia ni mucho menos a contrastar la existencia de aquella apoyatura jurídica capaz de servir de fundamento a cada uno de los asientos de cargo o abono practicados en la hoja contable del deudor, sino que, mucho más modestamente, cumple con verificar que, caso de concurrir efectivamente aquel basamento de tipo jurídico material, las referidas operaciones contables se han practicado en tiempo oportuno y con arreglo a magnitudes contractualmente prefijadas, especialmente en lo concerniente a las partidas de cargo por razón de intereses, comisiones y otros gastos. Y [la] minuciosidad con que se lleva a cabo dicho control concierne exclusivamente a la intensidad de la actividad intelectual que se precisa para la emisión del juicio técnico correspondiente, sin que ello exija en absoluto que la formulación o plasmación documental de este juicio resulte, a su vez, minuciosa o pormenorizada” .

7) Cierre y autorización del acta
Finalmente, en virtud de los antecedentes examinados, una vez comprobada y verificada la congruencia y concordancia formal y técnica entre el título y la restante documentación aportada por el acreedor con su correspondiente liquidación, el notario debe autorizar el acta en la que se acredite haberse practicado, a su juicio, la liquidación en la forma pactada por las partes en el título ejecutivo con la consiguiente determinación y fijación del saldo de la cuenta o “cantidad exigible” (arts. 573.1.2.º LEC y 218.4.º RN ).
En efecto, el apartado 4º de la norma reglamentaria dispone que “Con los documentos contables presentados el notario comprobará si la liquidación se ha practicado, a su juicio, en la forma pactada por las partes en el título ejecutivo”.
En la doctrina se ha puesto de relieve que el “juicio de valor” del fedatario consiste en un “dictamen” como experto o perito en dicho ámbito negocial, y su finalidad consiste en acreditar o no la conformidad de la liquidación practicada y expresada por la parte acreedora. Se trata de “un dictamen de tipo pericial emitido por un experto en la materia y, por tanto, eventualmente susceptible de rectificación sin necesidad de impugnación por falsedad” .
En la doctrina de las AAPP, se afirma que el juicio del fedatario “implica una verdadera labor pericial” (AP, Sec. 1ª, Las Palmas de Gran Canaria, 8 mayo 1993).
De acuerdo con la norma reglamentaria que se analiza, si el saldo fuere correcto, “el notario hará constar por diligencia el resultado de su comprobación”, expresando lo siguiente:
“a) Los datos y referencias que permitan identificar a las personas interesadas, al título ejecutivo y a la documentación examinada por el notario.
b) Que, a su juicio, la liquidación se ha efectuado conforme a lo pactado por las partes en el título ejecutivo. Asimismo podrá hacer constar cualquier precisión de carácter jurídico, contable o financiero que el notario estime oportuno.
c) Que el saldo especificado en la certificación expedida por la entidad acreedora, que se incorporará al acta de liquidación, coincide con el que aparece en la cuenta abierta al deudor.
d) Que el documento fehaciente comprensivo de la liquidación se extiende a los efectos previstos en los artículos 572.2 y 573.1.2.º de la Ley de Enjuiciamiento Civil.”

Ninguna particularidad especial existe en los requisitos acabados de citar, pues atienden a la doctrina que se ha ido desgranando a lo largo de este estudio y su finalidad es obvia. Con ello, el legislador se refiere, por un lado, a la necesaria congruencia, armonía y correspondencia que debe existir entre el título y la relación jurídica acreditada, la restante documentación aportada, la liquidación efectuada y el importe del derecho de crédito objeto de la acción ejecutiva, tanto en lo que se refiere a la fase inicial de preparación del documento fehaciente en sede notarial y extra jurisdiccional, como en lo que se refiere a esta misma documentación en el momento clave de su presentación y examen en sede procesal en el transcurso de la correspondiente demanda ejecutiva.
Por otro lado, como se ha indicado en repetidas ocasiones, no se trata solamente de que el notario documente y fedate el acervo documental aportado, lo que supondría limitar su actuación a una autenticidad meramente material, sino que, además, el notario, en función de los documentos y datos que se ofrecen a su disposición, contribuya a la autenticidad formal o de fondo del acto objeto de dación de fe pública, expresando, cuando proceda, su juicio favorable a la comprobación realizada colaborando con ello a una función de auxilio o colaboración jurisdiccional.
En aras a este objetivo, la norma deja abierta la posibilidad de que el notario pueda realizar “cualquier precisión de carácter jurídico, contable o financiero que estime oportuno”, lo que evidencia, una vez más, el posible ámbito y alcance de su intervención profesional en esta clase de actuaciones.
En muchos casos, podrá suceder que determinada actuación del acreedor incida en los tres aspectos referidos en la norma. Así, el acto jurídico consistente en el no cómputo o la ausencia de cómputo de determinados intereses o comisiones a efectos de la liquidación de la deuda, puede significar una condonación parcial de deuda que reflejamente incidirá en aspectos de naturaleza contable y financiera; el cálculo de intereses sobre la base del año civil en lugar del año comercial, manteniéndose sin cambios las restantes bases de cálculo, supondrá un menor importe de intereses, lo que igualmente repercutirá en los aspectos financieros, contables y jurídicos de la cuestión.

Nada prevé la norma para el supuesto de que el expresado juicio técnico no fuera coincidente con los datos aportados por la parte acreedora. En este punto deberá distinguirse según que la discrepancia sea querida por el acreedor o se deba a error o inadvertencia.

Como se ha dicho, si por ejemplo, a pesar de estar pactado en el contrato, la parte acreedora ha renunciado o condonado, expresa o tácitamente, algún cargo o a la liquidación final de intereses o determinadas comisiones pactadas en el título, o no ha capitalizado los intereses, se tratará de actuaciones que cabe considerar favorables a los intereses del deudor (favor debitoris) y por ello, sin perjuicio de las precisiones que se considere oportuno consignar en el documento fehaciente, cabrá afirmar que la liquidación se halla “dentro” de los límites pactados.

Cuando esta discrepancia se produzca en exceso o no se ampare en los pactos contenidos en el título, las posibles opciones que cabe deducir son las siguientes:

a) Informar a la entidad acreedora de la inadecuación de la documentación aportada, errores o diferencias observados al objeto de que puedan ser clarificadas y subsanadas y en el caso de que aquella se avenga a ello, proseguir con las diligencias subsiguientes hasta el levantamiento conforme del acta. Como observa la doctrina, en estos supuestos la rectificación deberá realizarse de manera real y efectiva, esto es, “con fecha corriente, por los procedimientos contables técnicamente correctos y quedar, como es lógico, reflejada en la contabilidad de la Entidad y en la documentación aportada al Fedatario sobre la liquidación. El saldo certificado será el que resulte después de efectuada la regularización de la cuenta.” .

b) Cerrar el acta, expresando los motivos por los cuales no se puede alcanzar, a juicio del notario, dicha comprobación o juicio técnico favorable.

c) Por último, otra opción, más teórica que real, podría ser determinar el saldo que, a juicio del notario, sea procedente. Es fácil colegir que esta solución no es nada aconsejable, ya que supone una actuación ciertamente anómala, pues, vendría a contradecir la misma aplicación del contrato y del pacto de determinación del saldo. Este proceder se hallaría en abierta contradicción con lo afirmado por la parte acreedora en el documento expresivo del saldo y con el saldo que aparece en la cuenta abierta al deudor. La falta de congruencia que resultaría de todo ello hace que esta solución no sea aceptable desde ningún punto de vista, ya que quedaría seriamente comprometido tanto el acceso a la vía ejecutiva como el buen fin de la misma.

Por otra parte, en todos los casos, siempre quedará abierta a la entidad acreedora la posibilidad de requerir bajo su responsabilidad la autorización de una nueva acta de liquidación de saldo o, incluso, según el alcance o especialidades del requerimiento, librar un acta de exhibición de documentos o de mera coincidencia de saldo a fines o efectos distintos a los especialmente previstos en la normativa analizada.

Por último, una vez levantada el acta, la realización de eventuales pagos parciales conllevará la extinción parcial de una deuda líquida, pero con tales pagos no reaparece la falta de liquidez, por lo que no será preciso formular un nuevo documento fehaciente (SAP, Madrid, Sec. 21.ª, de 25 noviembre de 1996).

4. Epílogo
Para cerrar este trabajo y recordar la labor que se espera del notario en esta clase de actuaciones, cabe referirse a la doctrina de la SAP, Castellón, de 1 marzo 2005, que tiene en cuenta la doctrina reiterada sobre esta materia, en la que se afirma que “se admite unánimemente ahora que el documento fehaciente ha de incluir un juicio sobre la adecuación del contenido de la liquidación a los términos fijados en el contrato…” y discrepando de la tesis de la revisión exhaustiva, casi pericial, señala que la intervención del fedatario debe limitarse “a la comprobación de que los cálculos están bien realizados en función de los tipos de interés y comisiones pactados, y de que el saldo se ajusta al movimiento de cargos y abonos, tomando como base los asientos que aparezcan y su fecha de valoración, tesis ésta que parece imponerse porque lo que en definitiva se persigue es salvar el presupuesto de la liquidez para poner en marcha el proceso, sin perjuicio de lo que en definitiva se resuelva en el mismo a la vista del acervo probatorio practicado” .
En definitiva, con arreglo a esta doctrina, que en lo sustancial se halla ínsita en la nueva regulación reglamentaria, cabe concluir que el notario deberá expedir el documento fehaciente en congruencia con la documentación aportada por la parte acreedora y proceder a la verificación y comprobación de la liquidación efectuada, formulando su correspondiente juicio personal sobre la adecuación y corrección formal y material de la liquidación y saldo consiguientes. Por otra parte, es evidente que una insuficiente actuación en este particular podría incidir en las fases de admisión o desarrollo de la demanda y conllevar las responsabilidades consiguientes.

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Fuente: notariosyregistradores.com

Autor: D. Josep M.ª Fugardo Estivill (Notario).